La gestión de citas en un negocio puede ser un auténtico caos. El teléfono sonando, clientes que cancelan a última hora y esa cita que llega por sorpresa. Por ello, cada vez más empresas optan por hacer la gestión de citas con WhatsApp. Y es que organizar la agenda sin pasar horas al teléfono o respondiendo correos interminables, suena demasiado bien. En este artículo se explican las opciones disponibles para gestionar citas utilizando WhatsApp y cómo facilitan la vida a miles de empresas.
¿Por qué elegir WhatsApp para la gestión de citas?
Aunque WhatsApp nació como una herramienta para hablar con amigos y familia, la realidad es que se ha convertido en mucho más. A día de hoy es una herramienta de trabajo muy importante para muchos negocios, ya que todo el mundo la usa, es fácil y permite tener contacto directo sin complicaciones.
Si a eso se le suma que se pueden automatizar mensajes, confirmar citas en segundos y enviar recordatorios, se entiende por qué WhatsApp se está convirtiendo en la forma favorita para gestionar citas.
Beneficios de la gestión de citas por WhatsApp
Gestionar las citas de un negocio a través de WhatsApp no solo permite ahorrar tiempo, sino que ofrece múltiples ventajas tanto para la empresa como para los clientes:
- Respuestas rápidas y sin esperas: Llamar a los clientes que no contestan nunca el teléfono, ha quedado atrás. Con WhatsApp, la comunicación es mucho más rápida.
- Es mucho más cómodo para el cliente: La mayor parte de la población usa WhatsApp a diario, por lo que es una herramienta a la que la gente está muy acostumbrada.
- Reducción de ausencias: Es muy habitual que los clientes no se presenten a sus citas, dejando un hueco libre en la agenda inesperadamente, con la pérdida de ingresos que eso supone para un negocio. A través de WhatsApp, se pueden automatizar recordatorios para que a nadie se le olvide su cita.
- Comunicación más cercana y directa: WhatsApp permite un trato más humano. Se pueden enviar mensajes personalizados, resolver dudas en el momento o incluso compartir ubicaciones, enlaces o documentos si hace falta.
- Ahorro de tiempo: Centralizar la gestión de leads y clientes en esta herramienta se traduce en menos tiempo hablando por teléfono, menos papeles y menos errores por el camino, lo que permite centrarse en las tareas más estratégicas
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Opciones para la gestión de citas por WhatsApp
Para implementar la gestión de citas en WhatsApp existen diferentes métodos, desde los más sencillos de activar hasta opciones más avanzadas y automatizadas.
Uso de WhatsApp Business o Business Platform
Para negocios pequeños o que estén empezando, WhatsApp Business puede ser una buena opción. Es gratuita y permite crear un perfil de empresa con información como el horario, ubicación, enlace a la web o catálogo de servicios. Además, se pueden configurar respuestas automáticas para dar la bienvenida, avisar que se está fuera de horario, que se ha cerrado por vacaciones o responder preguntas frecuentes. También se pueden etiquetar a los clientes para tenerlos organizados por tipo de servicio, estado de la cita o prioridad.
Eso sí, si se necesita atender a muchos clientes a la vez, esta opción puede quedarse algo corta. En ese caso, lo ideal es dar el salto a WhatsApp Business Platform, que permite automatizaciones más avanzadas y requiere una integración técnica. Esta versión no es gratuita, pero ofrece muchas más posibilidades para negocios en crecimiento. Blip ofrece este servicio, con todas las herramientas necesarias para mejorar la atención al cliente.
Implementación de chatbots
Existen también soluciones con una mayor automatización: los chatbots en WhatsApp. Son una buena solución, ya que permiten gestionar las citas sin tener que estar pendiente las 24 horas del día.
Blip puede configurar un chatbot que esté disponible todos los días de la semana. Este bot puede mostrar los horarios disponibles, gestionar nuevas reservas, modificar o cancelar citas según lo necesite el cliente, y enviar mensajes de confirmación o recordatorios automáticos para que nadie se olvide de su cita. Se ofrecen soluciones personalizadas para cada sector, como formación, seguros, hoteles, salud y más.
Integración con calendarios y CRM
Para una solución más personalizada, se puede integrar WhatsApp con el calendario y CRM. Esta integración permite hacer seguimiento del cliente, enviarle promociones personalizadas o simplemente tener todo más controlado. Gracias a esto se consigue una gestión centralizada y sin errores, donde cada cita que entre por WhatsApp queda registrada, organizada y lista para ser atendida.
Casos de éxito en diversos sectores
Este sistema de gestión de citas se puede aplicar a diferentes tipos de negocios, desde pequeños emprendedores hasta grandes compañías.
En el ámbito de la salud, empresas como Unimed han mejorado su atención al cliente a través de WhatsApp, gestionando consultas, citas y entrega de resultados de forma automatizada. Gracias a esta solución, han logrado intercambiar más de 160.000 mensajes mensuales y atender a más de 12.000 usuarios en solo siete meses.
Incluso grandes marcas de retail ya utilizan WhatsApp para lanzar campañas interactivas y generar awareness de forma creativa. Coca-Cola desarrolló la campaña «Audios Mágicos», logrando captar a más de 94.000 usuarios únicos, recibir 397.000 mensajes de audio y gestionar más de 4 millones de mensajes utilizando Blip.
Incluso academias y escuelas ya utilizan WhatsApp para programar sesiones y comunicarse con los alumnos. Un ejemplo es ChatClass, que ha atendido a más de 250.000 alumnos por este canal, logrando que el 100 % de las interacciones se gestionen en WhatsApp y que el 50 % de los alumnos, docentes y administradores utilicen esta vía como principal medio de comunicación y aprendizaje.
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La gestión de citas por WhatsApp es una auténtica maravilla. Y lo mejor de todo es que Blip se encarga de automatizar todo el proceso. Ya son muchas las empresas que han dado el paso ¡Contáctanos para descubrir cómo Blip puede ayudar a tu negocio!
