El verano está a la vuelta de la esquina y es importante que los negocios también se tomen un descanso. Pero a veces, la idea de estar «cerrado por vacaciones» puede ser un poco complicada, especialmente cuando hay clientes esperando una respuesta. Esto tiene una solución muy sencilla. En este artículo, se enseña a configurar el mensaje de cerrado por vacaciones en WhatsApp desde cero, ya sea desde la app de WhatsApp Business o configurando con Blip, WhatsApp Business Platform. De este modo, es posible tomarse un descanso en la playa o en la montaña, mientras el negocio sigue funcionando sin perder clientes.
¿Por qué es importante anunciar el cierre por vacaciones en WhatsApp?
Cuando una empresa cierra por vacaciones, es importante que los clientes estén informados sobre su ausencia temporal. WhatsApp es una buena opción para este propósito. Es profesional, directo y rápido, y la mayoría lo miran con frecuencia. Al automatizar las respuestas de WhatsApp, no solo se anuncia el cierre, sino que también se transmite una imagen de compromiso con la atención al cliente, incluso fuera del horario habitual.
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Cómo configurar el mensaje de «cerrado por vacaciones» en WhatsApp Business y Business Platform
Si se usa WhatsApp Business, es posible acceder a «Herramientas de empresa» para activar la opción de «Mensaje de ausencia». Desde esta sección es posible personalizar el mensaje, indicando las fechas en las que no se estará disponible y definir a quién se enviará automáticamente al recibir nuevos mensajes.
Ahora bien, si la empresa trabaja con WhatsApp Business Platform, como ocurre con las cuentas que se activan en Blip, el proceso es distinto. Esta versión está diseñada para empresas que tienen muchas interacciones y requiere una implementación técnica. En este caso, el mensaje de «cerrado por vacaciones» se configura desde la propia plataforma, dentro de los flujos de atención automatizados.
Tanto si se usa la app de WhatsApp Business como si se utiliza la versión más avanzada, establecer una comunicación clara durante los periodos de descanso continúa siendo un proceso ágil y eficaz.
¿Cómo hacer un mensaje de “cerrado por vacaciones” más personalizado y efectivo?
Para garantizar que no haya lugar a dudas, es importante que el mensaje sea claro, y debe especificar todo lo que se ha indicado anteriormente. Se debe incluir siempre las fechas exactas del cierre y, si se puede, indicar cuándo se estará de vuelta. Además, se puede añadir una opción alternativa en caso de que haya urgencias o consultas que requieran atención inmediata, como un número de contacto o una dirección de correo electrónico.
Ventajas de usar WhatsApp para comunicarte durante el cierre
Algunas de las ventajas de usar WhatsApp para anunciar el cierre por vacaciones son:
1. Comunicación rápida y accesible: La mayoría de los clientes probablemente miren WhatsApp varias veces al día, esto facilita la comunicación rápida con ellos.
2. Mensajes personalizados: Gracias a la personalización de los mensajes, la comunicación con los clientes será más cercana, haciendo que no se sientan olvidados.
3. Informar al cliente sobre la fecha de vuelta: Usar WhatsApp para anunciar el cierre garantiza que los clientes sepan exactamente cuándo se volverá a estar disponible, evitando posibles malentendidos.
4. Mantener la relación con el cliente: Aunque la empresa esté cerrada por vacaciones, WhatsApp permite seguir ofreciendo atención al cliente, por ejemplo, a través de los chatbots automatizados que se pueden configurar con Blip.
Errores comunes al anunciar «cerrado por vacaciones» en WhatsApp
Algunos de los errores que más se cometen al anunciar el cierre a los clientes son:
- No actualizar los horarios de atención: Los clientes deben saber en todo momento el motivo de la ausencia del servicio y de cualquier modificación de horarios.
- No ofrecer otras opciones: Según el sector, puede ser necesario ofrecer otras alternativas de contacto, como un correo electrónico o sitio web.
- No ser claro con la reapertura: Evitar frases como “volveré pronto”. Es mejor ser específico, por ejemplo: “Estaremos de vuelta el 15 de agosto”.
- Faltas de ortografía: Aunque puede parecer obvio, es importante prestar especial atención a la gramática y a la ortografía para no parecer poco profesional.
- No configurar el mensaje con antelación: Es recomendable programar el mensaje de «cerrado por vacaciones» en WhatsApp con suficiente antelación, para asegurarse de que se activa correctamente y funciona según lo previsto.
- Usar mensajes demasiado genéricos: Dependiendo del tipo de empresa, es aconsejable personalizar el mensaje.
Consejos para mantener la relación con los clientes durante las vacaciones
Algunos consejos para seguir manteniendo una relación cercana con los clientes durante las vacaciones son:
- Comunicación previa: Es preferible no esperar hasta el último momento para informar sobre un periodo de vacaciones. Comunicar la ausencia con antelación permite que los clientes puedan adaptarse y organizarse mejor.
- Automatizar los procesos: Aprovechar funciones como WhatsApp Business o las integraciones de Blip, para automatizar este tipo de tareas u otras como la respuesta a preguntas frecuentes y otras tareas similares.
- Mantén la empatía: En el mensaje, es importante mostrar comprensión por las molestias que pueda causar el cierre. Un simple “Gracias por tu comprensión” puede hacer una gran diferencia.
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¿Cómo automatizar las comunicaciones por WhatsApp?
Hoy en día sí, tanto con WhatsApp Business como con Business Platform existen varias opciones para automatizar este proceso durante las vacaciones.
Desde la app de WhatsApp Business se puede hacer una configuración básica con respuestas automáticas para que los clientes reciban un mensaje de ausencia en cuanto contacten, y así evitar que se queden sin respuesta.
Pero si hace falta algo más avanzado, como, por ejemplo, un chatbot, es necesario utilizar WhatsApp Business Platform. Esta configuración puede ayudar a responder preguntas frecuentes sin tener que intervenir. Además, se pueden programar mensajes para que se envíen cuando se necesite, manteniendo la comunicación fluida sin intervención humana en todo momento. En Blip, se configura y se saca todo el partido a WhatsApp Business Platform, conectándolo con el CRM y otras herramientas, para que todo el proceso sea mucho más eficiente.
¿Vacaciones a la vista? Que los clientes no queden sin respuesta. Con las integraciones de Blip, mantener informados a los clientes es fácil y rápido.
