WhatsApp se ha convertido en el nuevo activo digital de las empresas. Es el canal en donde, de forma manual o automatizada con herramientas de IA, las empresas interactúan con sus usuarios para enviar campañas de marketing, vender o brindar un servicio de atención al cliente. En ocasiones, para llevar un registro de lo hablado, es mejor enviarlo por correo electrónico.
Aunque WhatsApp no tiene una función nativa para reenviar mensajes a un correo electrónico, existen varias soluciones y herramientas que permiten realizar este proceso de manera eficiente. En esta guía, exploramos los métodos más efectivos para hacerlo, tanto manualmente como de forma automatizada.
¿En qué casos recomendamos enviar tus mensajes de WhatsApp a un correo electrónico?
Enviar mensajes de WhatsApp a correos electrónicos puede ser muy útil en diversos escenarios empresariales, especialmente cuando se busca mantener un registro de las interacciones o garantizar que la información relevante se envíe a las personas adecuadas en la organización. Algunos de los casos de uso más comunes incluyen:
- Seguimiento de consultas y resolución de problemas: En sectores como la atención al cliente o servicios financieros, donde el volumen de consultas es elevado, este proceso ayuda a tener un registro y seguimiento adecuados de las interacciones. Por ejemplo, gracias a la integración de Blip, la empresa Banco Pan logró ofrecer soporte a sus clientes un 30% más rápido. Todas las conversaciones que tuvieron lugar se enviaron al correo electrónico para que quedaran registradas.
- Registro y organización de datos: En sectores como la salud o los servicios legales, es crucial mantener un registro organizado de la comunicación. Enviar mensajes a un correo permite archivarlos de manera estructurada.
- Automatización y eficiencia: Al integrar soluciones como Blip, las empresas pueden automatizar el envío de mensajes, lo que reduce la carga de trabajo manual y mejora la eficiencia de los agentes de atención al cliente. Al empezar a usar Blip, la empresa Merco consiguió mejorar en un 40% la productividad de sus empleados.
Métodos para enviar un mensaje de WhatsApp a un correo electrónico
Reenvío manual de mensajes de WhatsApp a un correo electrónico
El reenvío manual es el método más sencillo, si se trata de algo puntual puede resultar incluso más efectivo, pero cuando se tiene que realizar de manera frecuente el proceso sí que se puede hacer muy cuesta arriba.
Pasos en Android:
- Abre el chat en WhatsApp.
- Toca los tres puntos de la esquina superior derecha.
- Pulsa “Más” y toca la opción “Exportar chat”.
- Selecciona el mensaje de texto y/o multimedia que deseas enviar.
- Toca el ícono de compartir y elige «Correo electrónico».
- Envía el mensaje.
- Si solo deseas copiar un mensaje, selecciona los mensajes y cópialos para después pegarlos directamente en un mensaje de correo electrónico.
Pasos en iPhone:
- Abre el chat en WhatsApp.
- Haz clic en el nombre de la persona o grupo en la parte superior de la pantalla.
- Desplázate hacia abajo y haz clic en «Exportar chat».
- Toca en la opción “Correo” e introduce la dirección de mail.
- Envía el mensaje.
- Si solo deseas reenviar un mensaje, mantén pulsado el mensaje individualmente y haz clic en “Reenviar” y después, “Compartir” en la esquina superior derecha. Elige el correo electrónico y envía.
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Usar aplicaciones
Herramientas como Trengo o Zapier permiten configurar automatizaciones que envían mensajes de WhatsApp a un correo electrónico sin necesidad de intervención manual, gracias a la creación de flujos entre WhatsApp y el correo electrónico. Este método es igual para empresas o personas que gestionan un alto volumen de mensajes, permitiéndoles así ahorrar tiempo, optimizar recursos y llevar un mejor control y registro, ya que todo quedaría guardado.
¿Cómo integrar WhatsApp Business con un correo electrónico?
Esta forma de enviar mensajes es una opción popular entre empresas que ya usan la herramienta de WhatsApp Business para gestionar la comunicación con los clientes. Aunque WhatsApp Business no ofrece una función directa para enviar automáticamente los mensajes a un correo electrónico, se puede aprovechar la funcionalidad de “Exportar chat” para enviar las conversaciones de WhatsApp a un correo electrónico. Pero este proceso, aunque es más ágil que manual, no termina de estar optimizado del todo y cuando se empieza a gestionar cierto volumen de mensajes de forma recurrente puede resultar complicado de ejecutar y estar al día.
Manualmente
- Accede a WhatsApp Web.
- Copia el texto o haz una captura de pantalla de la conversación.
- Pega el contenido en un correo electrónico y envíalo.
Utiliza plataformas especializadas: Trengo
Existen plataformas como Trengo, que ofrece una solución aún más sencilla: reúne todas tus conversaciones de WhatsApp y correo electrónico en una sola bandeja de entrada, para que ni tú ni tu equipo os perdáis ningún mensaje.
- Regístrate en Trengo y conecta tu cuenta de WhatsApp Business.
- Configura las reglas de automatización para reenviar los mensajes o conversaciones a una dirección de correo electrónico específica.
- Cuando un mensaje se reciba o un ticket se cierre, Trengo lo enviará automáticamente al correo electrónico asignado.
Usar servicios de terceros como Blip
Si se busca una solución más específica y adaptada a la gestión de conversaciones con los clientes, Blip es la solución. Esta plataforma permite automatizar todo el proceso de envío de mensajes de WhatsApp a correos electrónicos, integrándose fácilmente con herramientas de CRM y otros sistemas internos.
Con Blip, se pueden diseñar experiencias conversacionales inteligentes, como chatbots, que no solo responden a los clientes, sino que también organizan, derivan y registran cada interacción de forma automática. Todo se gestiona desde un mismo lugar, lo que permite ahorrar tiempo, reducir errores y mejorar tanto la productividad de tu equipo como la experiencia de tus usuarios.
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Blip, el activo perfecto para tu comunicación empresarial
Enviar mensajes de WhatsApp a un correo electrónico es una práctica útil para gestionar la comunicación empresarial de manera eficiente. Ya sea mediante el reenvío manual, aplicaciones de terceros como Trengo o Zapier, o con WhatsApp Business, existen diversas opciones que facilitan este proceso. Integrar soluciones como Blip puede automatizar este flujo, mejorando la atención al cliente y centralizando la información. Con estas herramientas, las empresas pueden optimizar tiempos de respuesta y mantener un registro organizado de las interacciones.
