Organizar un evento nunca ha sido tarea sencilla. La lista de tareas parece interminable: gestionar inscripciones, responder a dudas de los asistentes, enviar recordatorios, recoger feedback… y todo en cuestión de días u horas. Aquí es cuando aparece un aliado cada vez más necesario: el chatbot para eventos.
No se trata de una moda pasajera, sino de una herramienta que ahorra tiempo, mejora la experiencia del público y libera al equipo organizador de trabajo repetitivo. ¡Te lo contamos!
Qué es un chatbot para eventos
Un chatbot para eventos es un asistente virtual que habla con los asistentes a través de canales como WhatsApp, una web o incluso redes sociales. No sustituye a las personas, sino que complementa las tareas complejas como la gestión de CRM, los procesos de inscripción, la resolución de FAQs o el envío de información relevante para el asistente.
Su mayor valor está en la inmediatez, ya que el chatbot responde en cuestión de segundos y siempre con la misma precisión, evitando colas de emails sin contestar o llamadas perdidas.
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Cómo interviene un chatbot en un evento
Antes del evento
Uno de los primeros retos suele ser el registro. Formularios, confirmaciones de pago, envíos de entradas… Aquí un chatbot puede marcar la diferencia:
- Guiando al asistente paso a paso en la inscripción.
- Respondiendo dudas habituales como precios, ubicaciones o descuentos.
- Enviando la confirmación al instante y guardando la entrada directamente en el móvil.
- Enviando notificaciones y recordatorios automáticos con información relevante
En el sector de los eventos es habitual que muchos de los asistentes confirmados se olviden de la cita o no se presenten. Por eso, con el envío de notificaciones y recordatorios se reduce significativamente la tasa de no show. Además, enviarles a los participantes información de valor antes del evento facilita también la asistencia.
Durante el evento
Cuando llega el día del evento, los nervios están a flor de piel. Aquí el chatbot se convierte en un auténtico azafato de eventos:
- Envía recordatorios de la agenda, indicando ponencias o actividades que están a punto de comenzar.
- Ofrece mapas, enlaces a la retransmisión en streaming o información sobre transporte.
- Resuelve en segundos preguntas como “¿Dónde recojo mi acreditación?” o “¿A qué hora empieza la mesa redonda?”.
Incluso puede servir como altavoz para avisos de última hora: un cambio de sala, un ponente que se retrasa o una actividad adicional. ¡Y todo esto sin salir de WhatsApp!
Después del evento
Pero aquí no acaba todo, una vez que el evento ha terminado, queda un último paso, conocer la opinión de los asistentes para poder mejorar en las próximas ediciones. Gracias a los chatbots de WhatsApp se pueden enviar encuestas a los asistentes para que las respondan en un par de clics, enviar descargables o incluso las fotos y vídeos del evento.
Cómo medir el éxito de un chatbot para eventos
¿Ya está el chatbot activo, pero no sabes si está funcionando o no? Hay una serie de KPIs que se pueden definir para medir si esta estrategia ha funcionado o si es necesario hacer algún ajuste. Estas son algunas de las métricas que se pueden tener en cuenta
- Número de inscripciones realizadas a través del chatbot
- Porcentaje de consultas resueltas sin intervención humana
- Número de encuestas de satisfacción completadas
- Duración media de la conversación
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Crea el chatbot de tu próximo evento con Blip
¿Evento a la vista? Con las soluciones de Blip para atención al cliente, ventas y marketing las empresas pueden crear un asistente conversacional para su negocio y para sus eventos. Los asistentes podrán inscribirse, recibir recordatorios o resolver sus dudas sin salir de WhatsApp.
Además, gracias a Blip Desk, el equipo puede gestionar desde un mismo espacio todas las conversaciones en las que sea necesaria la intervención humana.
Con Blip se consigue un evento mucho más organizado, un gran ahorro de tiempo para el equipo y una experiencia 360º para el asistente que marca la diferencia.
Preguntas frecuentes
¿Se puede personalizar un chatbot para cada evento?
¡Claro! Los flujos de los chatbots de Blip son personalizables para las necesidades de cada empresa y evento. Además, se le puede dar el tono y estilo propio de la marca para que hable como un integrante más del equipo.
¿En qué tipo de eventos se puede usar un chatbot?
Las soluciones de IA conversacional pueden usarse en cualquier tipo de evento, desde congresos y ferias hasta festivales.
¿El chatbot sustituye la atención humana?
No, un chatbot no sustituye al 100% al equipo humano, pero sí que agiliza tareas repetitivas y ayuda a resolver las consultas más comunes, pero para los tickets más complejos sí que es recomendable contar con un agente.
