G Suite: ferramentas digitais para otimizar a gestão de pessoas

Em tempos de hiperconectividade, a influência da internet sobre a rotina corporativa é praticamente integral, independente dos setores e ações realizadas dentro das organizações. Nesse sentido, alguns recursos digitais, como as ferramentas do G Suite, do Google, podem ser convertidos em grandes aliados na gestão de pessoas, para:

• otimizar a produtividade dos colaboradores;
• aproveitar melhor o tempo e custos gastos em determinadas atividades;
• melhorar a comunicação interna.

A seguir, vamos explicar como sua empresa pode usar o conjunto de ferramentas do G Suite, bem como outras opções de recursos de gestão de pessoas, para melhorar seus resultados. 

Ferramentas digitais para otimizar a gestão de pessoas

Seja da própria empresa ou para clientes e fornecedores, a gestão de pessoas é uma prioridade para os negócios.
Existe uma série de medidas, com o apoio da tecnologia e da transformação digital, que podem ajudar nesse processo. Uma delas é usar um chatbot, sistema de comunicação automatizada dentro de aplicativos de mensagem, como o Telegram.
É natural que quando se fale em chatbot, venha à mente a imagem de um robô. Diferente disso, esse tipo de inovação pode surpreender nas relações que media.
É possível, sim, desenvolver a humanização de chatbots, promovendo a interação entre empresas e usuários, através desse mecanismo tecnológico. 
O uso dos chatbots na comunicação interna pode, por exemplo, agilizar:

• a troca de informações entre equipes;
• a distribuição de tarefas;
• o agendamento de reuniões, tudo dentro de uma conversa de chat.

Se a interação realizada por humanos é suscetível a mudanças de comportamento e humor, com o chatbot a conversa segue o tom estabelecido pelo interlocutor.
Esse tipo de comunicação automatizada pode ser desenvolvida de forma inteligente, por meio de tecnologias como o machine learning, no qual a própria máquina aprende ou intui a partir do contato estabelecido com o usuário.
Leia mais em: Qual a diferença entre Inteligência Artificial e Machine Learning? Veja as 3 principais
Esse modelo de chatbot vai além de respostas e perguntas pré-programadas.
No blog há uma série de posts a respeito dessa inovação que está revolucionando as ferramentas de gestão de pessoas nas empresas, seja a feita internamente ou com clientes e fornecedores.
E quanto aos outros tipos de recursos de gestão de pessoas, como as ferramentas do G Suites? Vamos tomar como exemplo os recursos desenvolvidos pela Google para otimizar a gestão de pessoas e informações.

G Suite ferramentas: vários recursos em um único lugar

A Google oferece uma série de ferramentas através do G Suite, pensadas especialmente para ajudar os negócios. Veja quais fazem parte desse grupo de utilidades.

Google Drive: uma mão-na-roda para o compartilhamento de arquivos

Ao invés de compartilhar arquivos por e-mail, que tal disponibilizá-los em um disco virtual e controlar o acesso apenas para pessoas autorizadas?
Isso é possível com o uso de uma das ferramentas do G Suite, o Google Drive.
Através dessa ferramenta, os usuários podem editar documentos diversos como planilhas, apresentações e textos online e compartilhar entre si, além de facilitar a gestão de pessoas, seja de dentro ou de fora da empresa.
Com a ferramenta do G Suite também é possível fazer o backup de arquivos importantes e acessá-los de qualquer dispositivo, bastando, para tanto, ter acesso à internet e inserir seu login e senha.
Imprimir papéis? Apenas em último caso, o que reduz os custos para o negócio e contribui com o meio ambiente.

Google Formulários: facilidade ao coletar e organizar informações

Caso precise coletar ou atualizar informações e organizar as ações para a gestão de pessoas, a adoção dos Formulários do Google, disponíveis também pelo Google Drive, é uma boa pedida. Há uma série de modelos pré-formulados. Outro benefício é a fácil tabulação dos dados, disponibilizados de forma automática em uma planilha armazenada também no Drive.
Ou seja, é possível fazer isso tudo num só lugar, sem a necessidade de usar vários sites para cada tipo de ação ou coletar e tabular as informações em formulários de papel. Sem contar a facilidade de ter os dados à mão, em ambiente digital.

Hangouts: peça-chave da comunicação interna na gestão de pessoas

Está sem tempo para fazer a reunião semanal com os membros da equipe? O Hangouts pode ser uma excelente maneira de conversar com quem precisa, seja por texto ou por chamadas de áudio e vídeo.
Pode ser acessado através do próprio e-mail (caso seja Gmail), pelo site ou por aplicativo mobile.
A medida, além de fácil, também diminui gastos desnecessários com infraestrutura ou de deslocamento de pessoas.
Além de facilitar a comunicação interna, o uso dessa ferramenta do G Suite, também é muito útil para a área de gestão de pessoas, na realização de processos de recrutamento e seleção de candidatos, que podem ser de qualquer lugar, sem precisar se deslocar até a empresa.

Google Agenda: “A” ferramenta para organizar seus compromissos

Nada melhor do que organizar as calls e reuniões, presenciais ou não, em uma agenda digital, disponível no gadget mais próximo de você, não é verdade?
Ainda que alguns ainda prefiram anotar seus compromissos em papel, o diferencial de uma agenda virtual, como é o caso do Google Agenda, é justamente alertar sobre o compromisso do dia.
Com ela, o usuário recebe um alerta através de e-mail ou ainda um lembrete na tela, caso a página do Google Agenda esteja aberta.
Ao inserir um compromisso na agenda do Google, você pode:

• disponibilizar o link para Hangouts – no caso de videochamadas pela ferramenta;
•  avisar os participantes mesmo que não possuam e-mails no Gmail;
• enviar arquivos relacionados.

Por meio dessa ferramenta G Suite, sua equipe também pode compartilhar a agenda com outras pessoas e vice-versa.
Mas não se preocupe: é o usuário que determina quais compromissos ficam visíveis para quem tem acesso ao calendário. Basta alterar as configurações de visibilidade quando estiver editando o evento cadastrado. Há três opções:

• padrão de agenda;
• público;
• privado.

A Qi Network é uma das cinco Google Cloud Premier Partner no Brasil que integra nas empresas essa e outras soluções oferecidas pela Google, como a ferramenta G Suite. Se quiser saber mais a respeito desses e outros recursos digitais, acesse nosso blog: www.qinetwork.com.br/blog/
E aí, você usa ou já tinha ouvido falar em algumas dessas ferramentas? Deixe seu comentário!
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Autor convidado: Rômulo Martins
Diretor de Marketing e Sucesso do Cliente na Qi Network, especialista em consultoria e distribuição de soluções em Cloud Computing