Comunicación interna: WhatsApp, la herramienta para automatizarla

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Existe una herramienta cotidiana que se está convirtiendo en la pieza clave a la hora de mejorar la efectividad de la comunicación interna de las empresas. De la mano de los bots, las comunicaciones laborales por WhatsApp han demostrado ser muy útiles entre los empleados de las compañías.

El uso de esta plataforma de mensajería instantánea ha dado como resultado empresas más competitivas, con un mejor ambiente laboral, y con empleados más motivados y comprometidos.

Si te estás preguntando cómo el uso de WhatsApp consigue estos resultados, no puedes dejar de leer este artículo.

Ventajas de llevar las comunicaciones laborales a través de WhatsApp

A pesar de que las plataformas de mensajería instantánea se suelen considerar como una distracción en el entorno laboral, los datos demuestran que el uso de WhatsApp como herramienta de comunicación interna en las empresas presenta las siguientes ventajas:

  • Dado que hasta el 32 % de los usuarios consulta la aplicación cada cuarto de hora, la información enviada se ve de forma casi instantánea.
  • Gracias a ello, el uso del correo desciende un 48 % mientras que aumenta la tasa de apertura y la interacción con el contenido.
  • El número de reuniones innecesarias disminuye hasta un 25 %.
  • Como WhatsApp tiene más de 800 millones de usuarios en el mundo, prácticamente todos los empleados saben cómo utilizar esta herramienta con la solvencia suficiente como para que la comunicación por esta vía sea eficaz. Así, además, no son necesarias otras herramientas de comunicación más complejas.

Aprende cuándo es necesario automatizar la comunicación interna por WhatsApp

Los casos de uso de WhatsApp para automatizar la comunicación interna de las empresas son muchos. Concretamente, esta herramienta sirve para:

  • Brindar soporte a las nuevas incorporaciones

Contar con un bot de WhatsApp para apoyar a los nuevos empleados de las empresas puede ayudarlos a solucionar sus dudas más frecuentes de forma sencilla e inmediata.

El bot de Blip puede orientar a los nuevos trabajadores sobre la documentación que deben aportar al departamento de Recursos Humanos, los valores de la empresa e incluso sobre herramientas digitales que deben manejar. De esta manera, le restan cierta carga laboral a los demás empleados.

  • Notificar novedades, logros y notificaciones a los empleados

Las comunicaciones laborales por WhatsApp permiten el envío de newsletters, recordatorios o novedades que anteriormente se hacían solo vía e-mail. Sin embargo, este último método ralentizaba el proceso y presentaba una baja tasa de apertura.

Por el contrario, con WhatsApp las aperturas no solo son mayores, sino que también ofrecen la oportunidad a los empleados de interactuar con la empresa. De hecho, de acuerdo con la plataforma Semrush, en el 2023 la tasa de apertura de WhatsApp fue de un 98%.

Como resultado, se fortalece el compromiso empleado-organización, se agiliza el proceso comunicativo y se refuerza la cultura empresarial.

  • Mejorar la promoción de talleres y formaciones

Como hemos comentado, las notificaciones a través de correo electrónico tardan en abrirse y, en el peor de los casos, ni siquiera se abren. En consecuencia, los empleados no llegan a enterarse de oportunidades para inscribirse en talleres, cursos y otras formaciones provechosas para su oficio.

Las comunicaciones laborales por WhatsApp facilitan la visibilidad de este tipo de oportunidades. Las notificaciones se abren en prácticamente el 100 % de los casos y de forma casi inmediata.

Otros casos de uso de WhatsApp para empresas pueden ser:

  • Para mejorar la estructura y el ambiente laboral

La retroalimentación de los empleados sirve a las empresas para detectar puntos de mejora en cuanto a la organización del trabajo, el ambiente o la normativa.

  • Para agilizar la participación en la toma de decisiones

Los chats de WhatsApp permiten discutir sobre asuntos de la empresa en cualquier momento y desde cualquier lugar. Por lo tanto, los empleados pueden participar ya sea desde el lugar en el que trabajen o en caso de que no puedan acudir a las reuniones.

Esto es especialmente relevante en situaciones en las que se deban tomar decisiones urgentes. Por otra parte, los empleados también pueden comunicarse en los chats individuales y colaborar para resolver acciones rápidas. Todo ello sin tener que enviar mensajes por e-mail, esperar las contestaciones y tener que clasificarlas una por una.

  • Para el envío de archivos multimedia y cualquier tipo de documentación

Si bien estas acciones se pueden realizar mediante email, muchas veces resulta más efectivo hacerlo por WhatsApp.

La probabilidad de que los trabajadores de tu empresa estén atentos a un mensaje en esta plataforma es más alta que la de otras herramientas. Además, es posible enviar archivos en distintos formatos.

Buenas prácticas de comunicación interna por WhatsApp

Conviene aclarar que las comunicaciones laborales por WhatsApp solo son ventajosas si las mismas establecen un protocolo de comunicación alineado a la cultura de cada empresa.

La digitalización de procesos internos es una creciente tendencia en los negocios. Debido a esto, a menudo se incorporan las nuevas soluciones sin contemplar las normas de interacción en los canales de comunicación interna.

En WhatsApp como en la oficina

Es indispensable partir de la importancia de establecer límites cuando se trata de comunicaciones laborales por WhatsApp. La falta de estos puede generar disconformidades entre el personal que perjudiquen el ambiente de trabajo y el compromiso con el mismo.

Imaginemos que un trabajador termina el turno laboral, llega a casa para disfrutar de su serie favorita después de una larga jornada e inmediatamente recibe un mensaje de sus superiores. Aunque en el mensaje se le pide que ingrese a la plataforma “solo para hacer unos pequeños ajustes administrativos”, son las 9 pm, y este es el único momento del día en que esta persona tiene para relajarse y despejar su mente.

El trabajo híbrido no significa que el tiempo invertido en la resolución de problemas o el intercambio de ideas no valga. Hoy en día, el tiempo vale mucho.

Por otro lado, es cierto que los trabajadores siempre deben tener cierta libertad para desempeñar sus tareas dentro de la empresa y así impulsar su autonomía y rendimiento. Sin embargo, no está de más recordarles con frecuencia las limitaciones de ejercer las comunicaciones laborales por WhatsApp.

Así como los jefes deben respetar los horarios pactados con sus trabajadores, es necesario que entre ellos lo hagan de la misma forma. Además, aunque WhatsApp se utilice con frecuencia para comunicaciones de carácter más personal, mantener el respeto y un lenguaje adecuado evitará malos entendidos y potenciales incomodidades.

Estructurar la mensajería interna en empresas con WhatsApp

Al igual que el tránsito en la ciudad con sus semáforos y preferencias, es posible organizar los mensajes para hacer de la comunicación interna un canal de interacción eficaz entre las partes.

Según el área de especialización, cada organización tiene sus formas de operar. Comienza por especificar cuál será la función del espacio, así como los horarios y periodos de desconexión.

También puedes crear grupos de WhatsApp por cada área o proyecto que se vaya a llevar a cabo en tu empresa. De este modo, los chats estarán integrados por aquellas personas interesadas en los asuntos a tratar o que tienen competencia en estos. La idea es no enviar mensajes irrelevantes para los destinatarios equivocados.

Echa un vistazo a los siguientes puntos para contemplar los diferentes enfoques y seleccionar aquellos que creas más provechosos para tu organización.

¿Qué tener en cuenta en las plataformas de comunicación interna?

Al momento del intercambio de opiniones para dar con la solución se debe:

Recordar las reglas básicas del respeto mutuo en desacuerdos

Tanto el personal como la dirigencia deberán saber que el incumplimiento de las políticas es igualmente grave en WhatsApp como en la oficina y que conlleva a procedimientos disciplinarios.

Con un panorama justo, los participantes pueden comunicar las ideas que tengan para dar con la solución al problema planteado.

Es importante recordar que en cualquier equipo de trabajo puede haber discrepancias, pero no se debe perder de vista la consecución de los objetivos. El liderazgo también es clave al momento de mediar en las comunicaciones laborales por WhatsApp, sobre todo si se trata de debatir opiniones.

Acordar el horario de las sesiones de lluvia de ideas

Como lo mencionamos anteriormente, ambas partes deben ser responsables con el horario de uso de la aplicación de mensajería instantánea. Es crucial que se pacte un horario conveniente, más aún si la modalidad de trabajo es híbrida.

Todo el equipo de trabajo tiene que estar al tanto de los límites respecto a las comunicaciones laborales por WhatsApp y evitar los mensajes a medianoche. Es verdad que puede surgir alguna urgencia, pero en la mayoría de los casos las urgencias se pueden prever o esperar a que empiece la siguiente jornada laboral.

Que un mensaje fuera de horario sea la excepción y no la regla dice mucho de la cultura de trabajo de una empresa.

Establecer un número máximo o mínimo de sugerencias

No es lo mismo un asunto diario que un cambio de estrategia como planteamiento de resolución. Para las conversaciones de videollamada o chat hay que priorizar asuntos cuantificando la participación. Esto ayuda en gran medida a la eficiencia colaborativa, permite al equipo ocuparse de asuntos más urgentes o importantes.

Determinar cuándo una conversación debe llevarse a cabo de manera privada

Una conversación grupal puede no ser un lugar adecuado para realizar observaciones de rendimiento individual.

En el cargo de director, es fundamental comprender que en momentos es necesario comunicarse directamente en un chat apartado o también utilizar otro canal de comunicación. De ser necesario, incluso trasladar esa conversación a un espacio físico presencial.

Las comunicaciones laborales por WhatsApp pueden ayudar a optimizar el tiempo y facilitar la gestión de innumerables tareas. Sin embargo, no hay que olvidar que el activo más importante de las empresas son las personas.

Propiciar un ambiente laboral agradable, en el que el foco está en el crecimiento, tanto de la empresa como de sus trabajadores, asegurará mejores resultados para tu negocio.

Conclusiones

Hemos visto cómo el hecho de implementar una plataforma de comunicación en tu empresa puede traer grandes ventajas. Aunque la digitalización pueda significar un reto, al final siempre será un beneficio y, seguramente, una necesidad.

¿Ahora si crees que la adopción de la mensajería instantánea de WhatsApp permite avances en tu organización?

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