Un asistente virtual para recursos humanos es una herramienta que agrega gran valor en los departamentos de RRHH al conseguir automatizar gran parte de las tareas administrativas y de gestión, como revisar currículums, gestionar las relaciones con los empleados u organizar actividades de integración, que pueden llegar a ser repetitivas. Así, los profesionales del sector pueden centrarse en tareas estratégicas y mejorar sus resultados.
A continuación, exploramos todo su potencial. ¡Empecemos!
¿Qué es un chatbot de recursos humanos?
Un contacto inteligente (o chatbot) es una plataforma tecnológica diseñada para actuar como un asistente virtual, que automatiza las conversaciones en el ámbito de RRHH y mejora la eficiencia de los procesos en esta área.
Su principal tarea es interactuar con los empleados y potenciales candidatos, usando un lenguaje natural para responder a dudas o preguntas frecuentes. Esto permite que el equipo humano pueda fortalecer áreas como el desarrollo del talento o la gestión de bienestar dentro de su organización.
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Funciones de un chatbot para RRHH
Procesos de reclutamiento
Este tipo de IA conversacional optimiza el proceso de reclutamiento, evitando que el equipo de recursos humanos se sature en momentos de alta demanda, especialmente en contrataciones masivas. El reclutamiento va más allá de la recepción y revisión de currículums, ya que incluye un alto nivel de interacción en sus dos fases clave:
- Responder las preguntas frecuentes de los candidatos sobre las vacantes.
- Programar entrevistas con los candidatos más prometedores.
- Facilitar el proceso de recopilación de documentos.
- Ayudar con el proceso de filtrado de candidatos para las vacantes disponibles con la ayuda de inteligencia artificial.
Es en estas etapas, donde un contacto inteligente para este departamento juega un rol fundamental para gestionar conversaciones y realizar un seguimiento automatizado a través de un canal conversacional fácil de utilizar y cómodo para el usuario.
Onboarding y offboarding
Optimizar el proceso de onboarding es una decisión estratégica con un impacto directo en las organizaciones. Las empresas que implementan un proceso bien planteado y estructurado aumentan la retención de nuevos empleados en un 58% y mejoran la productividad de los trabajadores en un 50%, según la Society for Human Resource Management.
En este contexto, usar un chatbot para gestión del talento desempeña un papel clave a la hora de:
- Enviar información sobre políticas de empresa o procedimientos internos de forma conversacional.
- Compartir documentos como contratos o cualquier formulario que sea necesario.
- Contestar las dudas más frecuentes de los empleados en los momentos posteriores a su incorporación.
- Contribuir en el proceso de capacitación de los empleados, facilitando el envío de materiales.
- Facilitar el offboarding, agilizando tareas administrativas y asegurando una transición más ordenada para los empleados que dejan la empresa.
Gestión de solicitudes
El chatbot de recursos humanos agiliza la gestión de solicitudes frecuentes de los empleados como consultas sobre nóminas, permisos, vacaciones, actualización de datos personales, entre otros. Al automatizar estas interacciones, de la mano del chatbot, generan una mejor experiencia para los trabajadores, quienes reciben respuesta de inmediato.
Procesos de capacitación y desarrollo
Este tipo de soluciones también se convierten en un potente aliado para mejorar los procesos de capacitación. De este modo, puede ser utilizado para enviar comunicaciones automáticas a los empleados sobre oportunidades de formación o enviar recordatorios sobre sesiones de formación obligatorias.
Mejora en el bienestar de los empleados
Este tipo de plataformas, también actúa como un canal eficaz para recoger el feedback de los empleados y fortalecer la comunicación interna. El chatbot puede realizar encuestas de satisfacción de forma conversacional, así como recibir reportes de problemas o sugerencias que lleguen directamente al equipo de RRHH para su valoración y mejora continua.
¿Por qué incorporar un chatbot en el área de RRHH?
No solo ahorra tiempo, transforma por completo la forma de trabajar del equipo que gestiona el talento humano.
- Automatiza tareas repetitivas, permitiendo que el equipo de RRHH se enfoque en tareas estratégicas.
- Ofrece comunicación instantánea a los empleados y candidatos en procesos de selección, mejorando su experiencia y la imagen de la organización.
- Mejora las oportunidades de obtener feedback por parte de los empleados, optimizando la gestión de sugerencias y sus necesidades.
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