{"id":6881,"date":"2019-07-02T15:53:00","date_gmt":"2019-07-02T18:53:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.blip.ai\/blog\/?p=6881"},"modified":"2023-07-17T18:21:28","modified_gmt":"2023-07-17T21:21:28","slug":"organizacao-de-eventos-bots4u","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.blip.ai\/blog\/institucional\/organizacao-de-eventos-bots4u\/","title":{"rendered":"Por tr\u00e1s da organiza\u00e7\u00e3o do Bots4U (saiba por que voc\u00ea p\u00f4de beber \u00e1gua durante o evento)"},"content":{"rendered":"

Organizar o maior evento de contatos inteligentes do Brasil n\u00e3o \u00e9 tarefa f\u00e1cil. Ainda mais para 1000 pessoas! Saiba o que rolou nos bastidores e aprenda mais sobre organiza\u00e7\u00e3o de eventos com a Nath.<\/em>
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\nEu sou a Nathalia, analista de Eventos da Take, e se voc\u00ea foi ao Bots4U 2019 voc\u00ea me conheceu \u2014 afinal, tive dois minutinhos de fama ao subir ao palco de lan\u00e7ar a data do evento do ano que vem (20\/05\/2020<\/a>, guarda na agenda a\u00ed). Se voc\u00ea n\u00e3o foi, mas quer saber um pouco da loucura que \u00e9 organizar um neg\u00f3cio desse tamanho, continua por aqui que vou te contar a saga!
\n\"nath<\/p>\n

Tudo come\u00e7ou\u2026 h\u00e1 um tempo atr\u00e1s, na ilha do sol!<\/h2>\n

Mentira! Mas foi h\u00e1 muito tempo mesmo, quando entrei para o time da Take, em abril de 2017, com o objetivo de trabalhar com Marketing Digital.
\nEu sempre gostei muito de Eventos e j\u00e1 trazia certa experi\u00eancia nessa \u00e1rea, mas a vaga que abriu foi de Digital, ent\u00e3o embarquei! Ainda em 2017, contribu\u00ed com meu primeiro grande evento na Take e vimos que aquilo ali dava muito resultado. Decidimos investir e, aos pouquinhos, fui migrando de \u00e1erea (uhuuuuu!) para assumir essa parte.
\nEm 2018, levamos o evento para S\u00e3o Paulo e esgotamos a capacidade do audit\u00f3rio do Cubo, com 401 pessoas presentes. Foi muito legal! Mas j\u00e1 era a hora de pensar al\u00e9m.<\/p>\n

Em busca do lugar perfeito<\/h2>\n

Assim, no fim do ano, comecei a busca por lugares para a realiza\u00e7\u00e3o da edi\u00e7\u00e3o de 2019. Depois de muita pesquisa, indica\u00e7\u00f5es e conversas, marquei uma ida a S\u00e3o Paulo para visitar esses lugares. Um deles, o Teatro Santander, havia sido cortado da lista. Afinal, \u201cera demais\u201d, n\u00e3o \u00e9 mesmo?
\nNa noite anterior, liguei e pedi para remarcar a visita. Eu j\u00e1 estaria l\u00e1, o que custava conhecer para uma pr\u00f3xima oportunidade?
\nVisitei v\u00e1rios lugares, deixando o Teatro por \u00faltimo. Ao pisar l\u00e1, eu tive a certeza. \u201c\u00c9 aqui!\u201d. \u201cLindo e imponente\u201d, foi como o descrevi para o Vinicius, meu gerente, em um longo e-mail escrito \u00e0s 22h explicando porque o evento deveria acontecer l\u00e1, e quais seriam as estrat\u00e9gias para bancar o custo.
\nEu sabia que era uma mudan\u00e7a de patamar muito grande em p\u00fablico (1000 pessoas!), investimento e riscos. Mas, eu tinha que defender minha ideia \u2014 e com urg\u00eancia, j\u00e1 que estava saindo de f\u00e9rias no dia seguinte, com uma viagem marcada h\u00e1 meses. As meninas da ag\u00eancia Doppio, que me auxiliam na organiza\u00e7\u00e3o do evento, dizem que, com aquela argumenta\u00e7\u00e3o, se eu trabalhasse no Comercial do Teatro, n\u00e3o haveria uma data ociosa na casa. \ud83d\ude1b
\nDepois de muita negocia\u00e7\u00e3o e estudos, a Take embarcou na escolha comigo! Eu tinha dado o primeiro passo, agora era a hora de colocar pra quebrar!<\/p>\n

Alegria! E agora? M\u00e3o na massa!<\/h2>\n

Na Take, trabalhamos com muita autonomia e extrema confian\u00e7a. Tenho liberdade para tomar decis\u00f5es, definir estrat\u00e9gias e processos \u2014 trazendo todo o embasamento necess\u00e1rio para isso, \u00e9 claro.
\nNa pr\u00e1tica, isso significava que eu tinha que definir desde a precifica\u00e7\u00e3o dos ingressos at\u00e9 o que seria servido no coffee break. Era muito trabalho a fazer!
\nAs pessoas olham para aquele evento prontinho, correndo super bem, e pensam: \u201cQue legal que algu\u00e9m pensou nisso\u201d, mas nem imaginam tudo que vem por tr\u00e1s.
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\"p\u00fablico
Tudo feito pra que essa galera toda aproveite ao m\u00e1ximo!<\/figcaption><\/figure>
\nDesde negociar uma montagem na madrugada anterior ao evento para evitar mais uma di\u00e1ria de loca\u00e7\u00e3o, a buscar uma lei a respeito do fornecimento de \u00e1gua em lugares p\u00fablicos, para peitar um buffet que tentava for\u00e7ar a inclus\u00e3o de copinhos milion\u00e1rios de \u00e1gua.\u00a0<\/p>\n

Os desafios da organiza\u00e7\u00e3o de eventos como o Bots4U<\/h2>\n

Eu vinha de uma edi\u00e7\u00e3o anterior feita em um pr\u00e9dio em constru\u00e7\u00e3o. Nada poderia ser t\u00e3o dif\u00edcil quanto aquilo. Mas, claro, n\u00e3o importa o quanto voc\u00ea estude o terreno, novos problemas ir\u00e3o surgir \u2014 problemas que eu precisava resolver.
\nAssim, como eu banquei a escolha do Teatro, eu tinha que fazer de tudo para prever todos os problemas, solucionar todas as quest\u00f5es e conseguir a melhor negocia\u00e7\u00e3o com todos os fornecedores. O planejamento de um evento desse porte envolve a necessidade de voc\u00ea saber antecipadamente quais s\u00e3o os gargalos e pontos cr\u00edticos que ir\u00e1 enfrentar.
\nPor\u00e9m, n\u00e3o importa o quanto seu sistema pare\u00e7a infal\u00edvel, falhas v\u00e3o aparecer e vai ser preciso jogo de cintura para contorn\u00e1-las.
\nO Junior, meu namorado, costumava falar comigo toda sexta-feira, entre uma cerveja e outra, enquanto eu discorria sem parar nem pra respirar sobre todos os acontecimentos da semana e dificuldades: \u201cQuando acontecer de novo, foca na solu\u00e7\u00e3o e n\u00e3o no problema\u201d. Era nisso que eu pensava toda vez que algo amea\u00e7ava sair da minha zona de controle, e isso tem sido essencial para a constru\u00e7\u00e3o da profissional que venho me tornando (declara\u00e7\u00e3o p\u00fablica vale em dobro, hein? <\/i><3)
\nFalando em controle, como citei, eu tive durante todo o processo o apoio de uma ag\u00eancia, a Doppio, que me auxilia nos tr\u00e2mites com os fornecedores, projeto, montagem, etc. Elas foram essenciais no sucesso de tudo (e aturavam meu centralismo sem brigar, enquanto eu montava listas, planilhas e e-mails para manter tudo sob as minhas asas).
\n\"de<\/p>\n

Cuidado com os detalhes para criar uma experi\u00eancia inesquec\u00edvel<\/h2>\n

Dizem que o inimigo mora nos detalhes. E o sucesso do seu evento pode morar l\u00e1 tamb\u00e9m. Todos os dias, eu me perguntava o que ia fazer para que as pessoas que fossem ao evento se sentissem especiais. O que dar de toque de aten\u00e7\u00e3o e cuidado em cada passo. Desde os detalhes da comunica\u00e7\u00e3o visual, da posi\u00e7\u00e3o de cada coisa, da preocupa\u00e7\u00e3o em evitar filas, e at\u00e9 na decora\u00e7\u00e3o.
\nQuem foi ao evento, viu que montamos um estande para o BLiP com o tema de \u201cAnimais Fant\u00e1sticos e onde habitam\u201d. O \u201cFantastic Bots<\/b> and where to find them\u201d ficava bem na entrada, com uma maleta (que procurei feito doida at\u00e9 achar) cheia de pel\u00facios Blippinhos fuj\u00f5es. Quem n\u00e3o viu o filme, pode n\u00e3o ter entendido. Mas, quem pegou a refer\u00eancia, eu aposto que deu um sorrisinho na hora!
\n\"blippinhos
\nDe \u00faltima hora, tamb\u00e9m tive a ideia de fazer uma a\u00e7\u00e3o com a Bacio de Latte. O trabalho que daria seria gigante, o prazo era curto, mas\u2026 Fala s\u00e9rio, qual foi a \u00faltima vez que voc\u00ea tomou um gelato delicioso gr\u00e1tis? Os participantes do evento tiveram essa moleza.
\nFoi um dia incr\u00edvel. O trabalho de todos foi executado com perfei\u00e7\u00e3o, e tenho muito a agradecer a todo o meu time, que tornou poss\u00edvel essa realiza\u00e7\u00e3o. Foi muito legal liderar a condu\u00e7\u00e3o desse evento, e ver o empenho de cada um me mostra o significado da palavra motiva\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

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Mais um #Bots4U incr\u00edvel aconteceu, e s\u00f3 podemos parabenizar e agradecer imensamente \u00e0 equipe que sempre d\u00e1 seu melhor e seu m\u00e1ximo para que tudo que fazemos seja memor\u00e1vel! Valeu demais, pessoal! Ano que vem tem mais ?? #GoTake #GoBLiP #TakeTeam #TakeHigher #TakeExcellence #ChuvaDeTakeValoriza<\/a><\/p>\n

Uma publica\u00e7\u00e3o compartilhada por Take<\/a> (@talktotake) em